كشفت تقارير أن مدينة تورنتو أنفقت ما يقرب من 11 مليون دولار على برامج لم يتم استخدامها، أو تم منحها للموظفين السابقين أو أولئك الذين في إجازة.

نشرت المدققة العامة للبلدية تارا أندرسون نتائجها في تقرير بعنوان “تدقيق اقتناء البرامج وإدارة التراخيص”، والذي حقق في دقة تتبع المدينة لتراخيص البرامج والاشتراكات السحابية والصيانة.

لقد نظر في سبعة تطبيقات برمجية محددة تُستخدم في جميع أنحاء المدينة ووجد أن “التراخيص غير المستخدمة” لخمسة من هذه البرامج، بما في ذلك Microsoft M365، وهي مجموعة إنتاجية قائمة على السحابة تضم Outlook وWord وExcel وPowerPoint، كلفت المدينة 10983.716 مليون دولار بين عامي 2020 و2024.

لاحظت المراجعة أن ما يقرب من 1.4 مليون دولار من تراخيص البرامج هذه تم إصدارها لأعضاء الموظفين الذين لم يعودوا يعملون في المدينة أو أولئك الذين ذهبوا في إجازة طويلة الأمد.

ويذكر التقرير أن المدينة تفتقر بشكل عام إلى “استراتيجية بيانات محددة بوضوح وخطة لإدارة أصول المدينة البرمجية” وأن معظم الخسائر حدثت من شراء التراخيص بكميات كبيرة في محاولة للحصول على خصومات مسبقة. ومع ذلك، لم تتحقق هذه المدخرات أبدًا بسبب بنية الشبكة المقيدة وتحديات التوظيف وتأخيرات المشروع الناجمة عن جائحة كوفيد-19.

وورد في التقرير: “في حين أن الشراء بالجملة يمكن أن يؤدي إلى وفورات كبيرة في التكاليف، فإن الفوائد المالية تتآكل عندما يتأخر المشروع ولا يتم استخدام التراخيص”.

في أحد الأمثلة، في عام 2021، اشترت المدينة تراخيص Microsoft M365 لـ 10000 مستخدم، على الرغم من إخبارها في عام 2018 من قبل شركة البرمجيات العملاقة أن المدينة لا يمكنها التعامل إلا مع 6000 مستخدم في المرة الواحدة. كلف البرنامج 5.14 مليون دولار سنويًا و25.7 مليون دولار على مدى خمس سنوات.

وقدر تقرير الموظفين حول هذا الطرح أن تنفيذ البرنامج سيوفر للمدينة ما يصل إلى 27 مليون دولار. ولكن في نهاية العام الأول من الاتفاقية، تم تفعيل 2250 اشتراكًا فقط من هذه الاشتراكات. وتم نشر جميع التراخيص المتبقية في نهاية المطاف في العام الثاني، ولكن التأخير كلف المدينة 6.9 مليون دولار ولم يتم تحقيق فوائد التنفيذ.

وقدم التقرير 10 توصيات، بما في ذلك أتمتة عملية الخروج من الخدمة لإلغاء تنشيط الحسابات غير المستخدمة، والتحقيق فيما إذا كان من الممكن تقليل تكلفة تراخيص البرامج غير المستخدمة أو تأجيلها إلى فترات مستقبلية.

كما طلب من المدينة النظر في التأجيلات المحتملة لعمليات نشر البرامج المستقبلية إذا تأخرت المشاريع.

وأشار التقرير إلى أن “القضايا التي تم تحديدها في هذا التقرير أثارها المراجع العام في تقارير سابقة أيضًا”.

“هناك 12 توصية ذات صلة من هذه التقارير لا تزال قيد التنفيذ، والعديد منها يزيد عمرها عن خمس سنوات. لا يمكن تحقيق الفوائد من توصيات المراجع العام إلا عندما يتم تنفيذها في الوقت المناسب”.

وفي بيان ، قالت المدينة إنها أقرت بنتائج التقرير وذكرت التزامها “بتقديم قيمة مقابل المال”.

وجاء في البيان: “تم استخلاص العديد من النتائج من تأخيرات البرامج المتعلقة بـ COVID-19 والتي تم إطلاقها منذ ذلك الحين”.

وأضافت المدينة أنها تواصل وضع “إدارة البرنامج”، بناءً على توصيات المدقق العام السابقة، والتي تتضمن إجراء فحوصات تدقيق مؤقتة للتراخيص القائمة على المستخدم.

المصدر : اوكسجين كندا نيوز
المحرر : ياسر سعيد